Quà tặng sự kiện cần phù hợp cả người nhận lẫn thời điểm trao. Một túi quà phát ở bàn đón khách phải dễ lấy và dễ mang vào hội trường. Quà cho diễn giả cần được chuẩn bị riêng; sản phẩm vinh danh cần đúng tên và thứ tự trao. Vì vậy, hãy tách các nhóm này trước khi chọn mẫu hoặc chia ngân sách.
Chọn quà theo cách tổ chức chương trình
Bảng dưới đây là hướng lựa chọn để ban tổ chức lập phương án. Mỗi nhóm sản phẩm vẫn cần đối chiếu mẫu, kích thước, phần logo và đóng gói cụ thể; chỉ tên nhóm chưa cho biết đầy đủ món quà sẽ được làm như thế nào.
| Tình huống | Hướng cân nhắc | Chi tiết cần kiểm |
|---|---|---|
| Hội nghị, hội thảo có ghi chép | Sổ tay, bút; túi đựng tài liệu nếu cần | Khổ sổ, khả năng viết của bút, tài liệu có nằm vừa trong túi |
| Gian hàng, triển lãm | Túi vải hoặc sản phẩm nhỏ dễ mang theo | Thao tác phát quà, lượng hàng ở bàn, cách tránh nhầm quà giữa các đợt |
| Diễn giả, đối tác, khách mời riêng | Bộ quà có món chính và lời cảm ơn | Thành phần bộ, tên người nhận nếu có, kích thước hộp và cách bàn giao |
| Lễ trao giải, vinh danh | Kỷ niệm chương hoặc cúp theo nội dung chương trình | Họ tên, chức danh, hạng mục, năm, thứ tự trao và hộp bảo vệ |
| Hoạt động ngoài trời | Mũ, ô hoặc bình nước theo cách sử dụng | Kích cỡ, cách mang theo, điều kiện sử dụng của đúng mẫu và vị trí logo |
Quà phục vụ ghi chép có thể bắt đầu từ các nhóm sau. Các danh mục cung cấp tiêu chí chọn; số mẫu đang đăng được thể hiện riêng để tránh nhầm với hàng đã có sẵn.
Sổ tay quà tặng
Đối chiếu khổ sổ, số trang, loại giấy.
8 mẫu đang đăngXem tiêu chí chọn →Bút quà tặng
Đối chiếu loại bút, ngòi và ruột, vật liệu thân.
4 mẫu đang đăngXem tiêu chí chọn →Túi vải in logo
Đối chiếu loại vải, kích thước, định lượng.
4 mẫu đang đăngXem tiêu chí chọn →Tách số lượng theo từng nhóm khách
Đừng dùng một tổng số khách để đặt cùng một loại quà cho tất cả mọi người. Ban tổ chức nên ghi số người tham dự thông thường, diễn giả, đối tác và nhóm được vinh danh trên từng dòng. Nếu một người thuộc nhiều nhóm, làm rõ họ nhận một hay nhiều phần quà để tránh tính trùng.
Quà dự phòng cũng nên có dòng riêng, kèm người giữ và cách sử dụng khi phát sinh. Mức dự phòng phụ thuộc kế hoạch chương trình; không có một tỷ lệ áp dụng đúng cho mọi sự kiện. Với chương trình nhiều phiên, nhiều ngày hoặc nhiều địa điểm, ghi số phần quà của từng đợt thay vì chỉ chốt tổng toàn chương trình.
Kiểm quà cùng thao tác tại bàn đón khách
Một hộp trông cân đối khi chụp riêng vẫn có thể chiếm nhiều chỗ ở bàn phát quà. Hãy thử đặt một phần quà đầy đủ cùng tài liệu, thẻ khách hoặc vật dụng đi kèm. Kiểm người phụ trách có thể lấy đúng bộ, trao nhanh và bổ sung hàng mà không phải mở từng hộp để tìm nhãn.
- Trao khi đón khách: cân nhắc kích thước túi, quai cầm và việc mang quà trong suốt chương trình.
- Đặt tại chỗ ngồi: đối chiếu diện tích bàn, khu vực ghi chép và vị trí sản phẩm để không cản sử dụng.
- Trao cuối chương trình: chuẩn bị nơi tập kết và dấu hiệu phân biệt các nhóm quà.
- Gửi sau sự kiện: ghi địa chỉ, người nhận và cách bảo vệ sản phẩm khi vận chuyển.
Nếu phối nhiều món, chuyển sang cách phối bộ quà doanh nghiệp để kiểm công dụng và kích thước chung. Với quà trao giải, kỷ niệm chương và cúp vinh danh cần được duyệt nội dung từng người; không dùng một bản đại diện thay cho cả danh sách.
Giữ logo rõ và thông tin sự kiện chính xác
Logo đơn vị tổ chức, nhà tài trợ và tên chương trình có thể cùng xuất hiện trên một món quà. Cần thống nhất thứ tự, kích thước tương đối và phiên bản được phép dùng trước khi lên bản thiết kế. Tên sự kiện dài nên được xem ở kích thước thể hiện thực tế, đặc biệt trên thân bút hoặc sản phẩm nhỏ.
Chuẩn bị một bản nội dung được duyệt gồm tên chương trình, ngày nếu cần, logo và câu chữ. Với quà có tên riêng, tách danh sách tên khỏi bản thiết kế chung và đối chiếu từng dòng. Hướng dẫn chuẩn bị thiết kế và in logo giúp làm rõ tệp, vị trí và kích thước; phiếu duyệt mẫu dùng để ghi phần đã đạt và phần cần sửa sau đó.
Lùi kế hoạch từ ngày ban tổ chức cần nhận quà
Ngày nhận quà để kiểm và chia bộ có thể sớm hơn ngày diễn ra sự kiện. Hãy ghi cả hai mốc, đồng thời làm rõ thời điểm chốt nội dung, xem mẫu, duyệt thay đổi và bàn giao. Các mốc thực hiện phải được xác nhận theo mẫu, các món đi kèm và số lượng; chưa có phương án thì chưa thể cam kết tiến độ.
Nếu thời gian gấp, gửi ngay phần đã biết và nêu phần còn chờ, chẳng hạn danh sách diễn giả hoặc logo nhà tài trợ. Để đối chiếu phương án thay thế, xác định phần được phép đổi: màu sản phẩm, cách đóng bộ hay món bổ sung. Tên chương trình và nội dung riêng cho từng người cần có người chịu trách nhiệm xác nhận.
Bản yêu cầu quà sự kiện nên có gì?
- Tên chương trình, loại sự kiện, ngày tổ chức và ngày cần nhận để kiểm quà.
- Nhóm người nhận, số phần quà mỗi nhóm và số dự phòng tách riêng.
- Mẫu hoặc nhóm sản phẩm, thành phần từng bộ và mức ngân sách dự kiến.
- Logo, nội dung sự kiện, danh sách tên riêng nếu có và người duyệt.
- Hộp hoặc túi, cách phân biệt nhóm, địa điểm giao và đầu mối nhận hàng.
Nhập các thông tin này vào bản yêu cầu báo giá quà sự kiện, kiểm lại rồi chủ động gửi qua Zalo hoặc trao đổi qua hotline 0941 900 823. Giá cần được đối chiếu theo cùng loại sản phẩm, nội dung in, cách đóng gói và giao hàng.