Trước khi làm cả lô quà in logo, hãy đối chiếu đúng sản phẩm, màu nền, từng món, phần in và hộp quà. Duyệt mẫu cần chốt rõ bản nào được dùng, phần nào đã đồng ý, phần nào còn chờ và ai quyết định.
Ví dụ, đồng ý với logo trên ấm chưa có nghĩa là hộp quà cũng đã được duyệt. Phiếu duyệt nên ghi riêng từng phần để tránh làm hàng khi vẫn còn điểm chưa thống nhất.
Xác định loại mẫu đang duyệt
Trước khi duyệt, hãy xác định bạn đang xem hình minh họa, bản thiết kế có ghi kích thước, sản phẩm chưa in logo, mẫu đã in logo hay cả bộ quà kèm hộp. Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau. Hình mô phỏng (mockup) giúp xem bố cục. Bản thiết kế, thường gọi là ma-két, cần có số đo để duyệt vị trí và kích thước. Mẫu đã in cho thấy kết quả trên vật thật; bộ hoàn chỉnh giúp kiểm các món và cách xếp hộp.
| Loại mẫu | Phần được xem và giới hạn |
|---|---|
| Hình mô phỏng | Giúp xem ý tưởng, vị trí và tỷ lệ nhìn thấy. Chưa xác nhận kích thước nếu không có số đo, màu thật, chất liệu hay cách sử dụng. |
| Ma-két có số đo | Giúp duyệt tệp logo, nội dung, mặt in và chiều rộng × cao đã ghi. Chưa cho biết kết quả in trên vật thật hoặc hộp có vừa không. |
| Sản phẩm chưa in | Giúp xem dáng, các món, màu nền và thao tác trên đúng mẫu. Chưa cho thấy màu và độ rõ của logo sau in. |
| Mẫu đã in logo | Giúp kiểm nội dung, vị trí, kích thước và màu in trên mẫu đó. Hộp hoặc món chưa được xem và chất lượng cả lô vẫn cần kiểm riêng. |
| Bộ hoàn chỉnh kèm hộp | Giúp kiểm các món, phụ kiện và cách xếp đã được xem hoặc thử. Điều kiện giao chưa xác nhận và kết quả kiểm cả lô vẫn là phần việc riêng. |
Khi cần kiểm cách cầm hoặc sử dụng, phải xem và thử trên mẫu thật; ảnh rõ vẫn chưa đủ. Nếu cần kiểm ấm chén, dùng bảng kiểm thành phần, nắp–quai–vòi và hộp bộ trà. Ghi kết quả kiểm vào phiếu chung và lưu ảnh hoặc tài liệu kèm theo để dễ xem lại.
Ghi yêu cầu riêng cho từng món và vị trí logo
Đặt tên hoặc mã cho từng phương án để hai bên dễ tìm lại. Ghi tên hoặc mã mẫu bên cung cấp xác nhận, màu nền, số món mỗi bộ, phụ kiện, hộp và đơn vị đặt là chiếc hay bộ. Những đồ dùng trang trí xuất hiện trong ảnh cần được tách khỏi thành phần báo giá.
Mỗi yêu cầu cần nói rõ món nào, chi tiết gì và muốn chốt như thế nào. Chẳng hạn, số chén phải ghi theo mỗi bộ; kích thước logo phải ghi chiều rộng, chiều cao và đơn vị mm cho đúng mặt in. Màu sản phẩm và màu logo là hai yêu cầu riêng, cần có ảnh hoặc mẫu đối chiếu phù hợp.
Với bộ nhiều món, tách logo trên ấm, chén, hộp và thiệp thành các dòng. Lưu tệp, phiên bản, nội dung chữ và hướng nhìn cho từng vị trí. Khi chưa biết số đo hoặc chưa xác nhận màu, ghi “chưa xác nhận”; một dòng “in như hình” không đủ cho các bề mặt có tỷ lệ khác nhau.
Ví dụ minh họa: hồ sơ ghi “Logo V2 trên thân ấm; nội dung trên chén theo bản thiết kế V2; hộp chưa duyệt”. Cách ghi này cho biết phần nào đã thống nhất và phần nào còn cần xử lý. Các ký hiệu V1, V2 là tên phiên bản trong ví dụ, không phải mã sản phẩm đang bán.
Trước khi gửi bản thiết kế để duyệt, đối chiếu tệp logo, mặt in và kích thước theo hướng dẫn chuẩn bị thiết kế và in logo. Màu và khả năng thực hiện phải được xác nhận trên đúng mẫu, nền và cách làm; ảnh màn hình hoặc cảnh dựng không thay được màu trên mẫu thật.
Điền phiếu duyệt: đạt, chờ hay cần sửa?
Với từng phần, hãy ghi rõ đã đồng ý, còn chờ hay cần sửa. Đạt là phần đã được chấp nhận theo căn cứ ghi trong phiếu. Chờ là chưa có đủ thông tin hoặc chưa được người có quyền quyết định xác nhận. Cần sửa phải đi cùng mô tả cụ thể và người xử lý; tránh nhận xét chỉ có “chưa đẹp”.
Tải phiếu duyệt mẫu để điền bằng Excel
Phiếu trống có thể mở bằng Excel hoặc Google Sheets. Mỗi dòng tách sản phẩm hoặc bộ phận, chi tiết cần duyệt, yêu cầu đã chốt và kết quả kiểm. Các cột tiếp theo lưu ảnh hoặc tài liệu đúng phiên bản, trạng thái, người duyệt hoặc người xử lý, thời điểm và phần còn chờ. Ghi tên chương trình, mã mẫu và bản đang dùng ở phần hồ sơ; thêm dòng khi một món có nhiều chi tiết cần duyệt.
Yêu cầu là điều hai bên muốn làm; kết quả kiểm là điều đã nhìn thấy, đo hoặc thử trên mẫu. Giữ hai phần riêng để biết mẫu có đáp ứng yêu cầu hay chưa. Phiếu tải xuống giúp ghi nhận thông tin, không tự trở thành thỏa thuận của một đơn hàng.
| Phần cần chốt | Nội dung và căn cứ đối chiếu |
|---|---|
| Các món mỗi bộ | Ghi tên từng món, số lượng mỗi bộ và cách tính nắp/phụ kiện. So với bảng kê và ảnh bày đủ bộ. |
| Màu nền sản phẩm | Ghi đúng mã mẫu, tên màu hoặc mẫu màu đã thống nhất. Đối chiếu mẫu thật hoặc ảnh được chấp nhận cho phần này. |
| Nội dung từng mặt logo | Ghi tên tệp, phiên bản, chữ và dấu tiếng Việt. So với tệp gốc cùng bản thiết kế tương ứng. |
| Vị trí và kích thước logo | Ghi mặt in, hướng nhìn và chiều rộng × cao bằng mm. Kiểm bản thiết kế có số đo; xem mẫu in khi cần. |
| Hộp của bộ đã chọn | Ghi chỗ đặt từng món, lớp ngăn và phần đệm đã thống nhất. Đối chiếu ảnh mở hộp và kết quả kiểm với đúng bộ. |
Sau khi đối chiếu, ghi trạng thái cho từng dòng và chỉ rõ ai có quyền chấp nhận. “Đạt” ở một chi tiết không đồng nghĩa được làm toàn bộ lô. Ghi quyết định riêng: bản nào được dùng, phần việc nào được làm, số lượng áp dụng đã xác nhận và phần nào phải chờ. Nếu các phần phụ thuộc nhau, cần thống nhất phần việc được làm tiếp trước khi giao việc.
Ví dụ minh họa, chữ trên chén quá nhỏ khi nhìn ở kích thước thật: ghi “tăng kích thước dòng tên theo bản thiết kế mới, gửi lại hình tổng và cận chữ”. Nhờ ghi cụ thể, người sửa biết phải gửi lại những gì và người duyệt biết cần xem phần nào. Không tự đặt một cỡ chữ dùng chung cho mọi kiểu chén.
Đổi yêu cầu sau khi duyệt: lưu một bản mới
Khi đổi logo, tên, số món hoặc hộp sau duyệt, giữ bản cũ và tạo bản mới có tên riêng. Ghi đúng phần thay đổi và hỏi phần việc nào chưa làm, đang làm hoặc đã xong trước khi yêu cầu thực hiện.
Phiếu duyệt cần ghi bản được dùng, phần áp dụng và mục còn chờ. Nếu có đổi, xem cách xử lý thay đổi sau duyệt mẫu để đối chiếu ảnh hưởng tới mẫu, chi phí và lịch. Thay một tệp trong thư mục chưa thay được phần hàng đã làm.
Bàn giao một hồ sơ để đối chiếu cả lô
Khi bàn giao, gửi cùng một bộ tài liệu: phiếu duyệt cuối, tệp logo, bản thiết kế, ảnh cả bộ và ảnh cận các điểm cần kiểm. Ghi rõ loại hộp, cách xếp và những phần khác với yêu cầu ban đầu đã được hai bên đồng ý. Ghi cùng mã mẫu và tên bản duyệt trên các tài liệu để người kiểm biết đâu là bản cuối.
Với quà nhiều món, chụp cả bộ bày ra và bộ đã xếp hộp. Ảnh hộp đóng bên ngoài không đủ cho biết bên trong có những gì hoặc món được giữ ở đâu. Phần cách đóng và vận chuyển cần xác nhận theo mẫu, bao gói và hành trình thực tế.
Khi nhận hàng, kiểm sản phẩm, các món đi kèm và những phần đã được duyệt. Ghi rõ bạn kiểm theo chiếc, bộ hay kiện và đã kiểm bao nhiêu. Phiếu duyệt là căn cứ tham khảo cho bước đó; việc đã xem một mẫu không chứng minh mọi món trong lô đều đạt.
Nếu cần soạn yêu cầu trước khi có mẫu, dùng trang tạo bản yêu cầu báo giá để ghi sản phẩm, logo, hộp, lượng và điểm giao. Trang này giúp soạn nội dung tại thiết bị; gửi bản đã điền qua kênh liên hệ sau khi kiểm lại.
Đặt lại vẫn cần kiểm các điều kiện mới
Khi đặt thêm, dùng hồ sơ mẫu cũ để đối chiếu mã sản phẩm, logo và các món; giá, nguồn hàng và lịch giao vẫn cần xác nhận lại.
Xem cách kiểm khi đặt lại quà in logo để ghi phần giữ và phần đổi của đợt mới. Trong phiếu mẫu, những điểm chưa xác nhận vẫn ghi “chờ”, dù lô trước đã hoàn tất.
Để Quà Tặng Quảng Cáo đối chiếu phương án, gửi ảnh hoặc mã mẫu đang cân nhắc, logo, số lượng, ngày cần nhận và các mục còn chờ tới logogiftvn@gmail.com. Giữ tệp phiếu cùng hồ sơ để lần trao đổi tiếp theo có căn cứ rõ.
Nguồn ảnh sản phẩm: kho mẫu dùng chung và thư viện ảnh khoquatang.vn được chủ website cho phép. Các mẫu có logo sẵn dùng để tham khảo. Loại sản phẩm, các món đi kèm và khả năng cung cấp cần được xác nhận khi đặt hàng. Các cảnh minh họa chỉ giúp trao đổi ý tưởng; quyết định duyệt và kết quả kiểm cần ghi theo mẫu, hồ sơ thực tế.
