Đối chiếu lô quà với bản mẫu cuối và danh sách món đã chốt. Đếm riêng kiện, bộ và món; sau đó kiểm vật phẩm, nội dung logo, vị trí, công dụng và bao bì theo cách đã thống nhất. Ghi số đã kiểm, lỗi quan sát được và phần còn chờ trước khi báo lượng được phép phát.
Chuẩn bị căn cứ trước khi mở hàng
Chuẩn bị đơn hàng, mã mẫu, bản logo cuối, danh sách món, lượng theo màu/cỡ, cách đóng và thông tin giao. Phiếu và hồ sơ duyệt mẫu phải là bản đang dùng; nếu đã đổi sau duyệt, ghi phần giữ và phần đổi để người nhận biết căn cứ đối chiếu.
Tách việc có thể đếm, nhìn hoặc thử theo hướng dẫn khỏi thuộc tính cần tài liệu chuyên môn. Đếm đủ bình không chứng minh vật liệu hoặc chứng nhận. Với yêu cầu kỹ thuật, đối chiếu tài liệu của đúng mẫu; mục chưa đủ thông tin ghi chờ, khác với phát hiện hàng không đạt.
Thống nhất lượng và vị trí lấy để kiểm, tiêu chí chấp nhận cùng người quyết định. Nếu chỉ xem một phần lô, ghi đúng phần đã xem và phần chưa kiểm; bài này không đưa tỷ lệ lấy mẫu hoặc ngưỡng lỗi dùng chung.
- Kiện và số lượng: mã, số kiện, số bộ/món.
- Vật phẩm: đúng mẫu, màu, cỡ và thành phần.
- Logo: đúng tệp, chữ, vị trí và màu theo mẫu.
- Công dụng và bao bì: thao tác theo hướng dẫn, đủ phần giữ/bảo vệ.
- Kết quả: lỗi quan sát, tài liệu còn chờ, lượng được phép dùng.
Chuẩn bị chỗ mở, ánh sáng, dụng cụ phù hợp và cách lưu ảnh theo mã. Đọc hướng dẫn trước khi mở hoặc dùng thử vật phẩm; giữ mẫu đã thử riêng nếu cần.
Kiểm kiện ngoài và số lượng theo đơn vị rõ
Ghi số kiện, mã lô, tình trạng bao ngoài, nhãn và dấu hiệu ảnh hưởng nhìn thấy khi nhận. Đơn vị cần thống nhất: chiếc, bộ, túi nhỏ hay thùng. Một con số không có đơn vị dễ làm báo cáo sai từ đầu.
Nếu kiện có dấu hiệu bất thường, lưu ảnh tổng thể cùng mã trước khi mở theo quy trình phù hợp. Không chỉ chụp cận một vết mà không biết kiện nào. Việc ký nhận cần theo thỏa thuận và thực tế kiểm, không tự xác nhận đầy đủ mọi nội dung khi chưa có điều kiện mở.
Với nhiều điểm, ghi lượng phân bổ và người nhận từng điểm. Hàng đủ ở kho tổng không có nghĩa từng địa điểm đủ. Kiểm nhãn và bảng phân phối trước khi cho đi giúp giảm nhầm mà lúc sự kiện diễn ra khó sửa.
Đối chiếu mẫu, màu, cỡ và các món trong bộ
Đối chiếu mã sản phẩm, màu, cỡ, kiểu nắp và những chi tiết đã chốt. Nếu có thay thế, cần bản đã được duyệt cho thay thế đó; logo đúng chưa chứng minh vật phẩm nền đúng.
Với bộ quà nhiều món, kiểm từng món cùng khay, thiệp và túi theo danh sách mỗi bộ. Với bộ ấm chén, ghi rõ cách tính nắp và số chén/đĩa; không chỉ đếm hộp ngoài.
Ví dụ giả định: thùng ghi 40 bộ, mỗi bộ có bình, hộp và thiệp. Đếm được 40 bình mới xác nhận số vật phẩm chính, chưa chứng minh có 40 bộ hoàn chỉnh. Ghi riêng lượng hộp và thiệp đã kiểm, cùng mã bộ thiếu phụ kiện nếu phát hiện.
Với nhiều cỡ hoặc tên, dùng mã để ghép đúng người. Không tự chia lại cỡ hoặc mẫu để bù thiếu khi chưa có quyết định của người duyệt.
Kiểm nội dung logo trước khi nhìn mức hoàn thiện
Đối chiếu tên, dấu, ngày, số, đường dẫn, mặt áp dụng và phiên bản. Sai một ký tự có thể làm vật phẩm không dùng được cho chương trình, dù bề mặt trông đẹp. Với QR, thử từ sản phẩm theo cách kiểm đã thống nhất và kiểm đúng đích.
Nếu có tên riêng, đối chiếu danh sách nguồn với mã bộ, không chỉ đọc tên trên vật phẩm. Hai người trùng tên vẫn cần nhận đúng màu/cỡ hoặc tài liệu kèm. Tên sai không nên tự sửa bằng tay hoặc che mà chưa được đồng ý.
Bản thiết kế phải là nguồn duyệt, không phải một tệp được gửi sau nhưng chưa ai xác nhận. Khi có nghi ngờ về phiên bản, dừng phần kết luận liên quan và làm rõ trước. Kiểm nhanh mà dùng sai nguồn có thể khiến cả lô bị đánh giá sai.
Kiểm vị trí, màu và lỗi nhìn thấy theo mẫu
So mặt in, hướng, rộng–cao, mốc đặt và độ đọc với mẫu đã duyệt. Mô tả khác biệt cụ thể và lưu ảnh đúng mã. Khi cần phân biệt chênh màu nhỏ, dùng mẫu và điều kiện nhìn đã thống nhất; ảnh khác ánh sáng chưa đủ để kết luận màu lệch.
Dung sai hoặc cách kiểm kỹ thuật cần được chốt trước với người có chuyên môn. Không tự lấy một ngưỡng trên mạng làm tiêu chí của đơn hàng.
Tách lỗi vật phẩm như nứt, mép, đường may hoặc phụ kiện khỏi lỗi in/khắc logo. Ghi điểm sai so với căn cứ nào để bên xử lý biết phần cần xem; tránh chỉ viết “hàng xấu”.
Thử công dụng theo hướng dẫn, không thử phá hủy tùy ý
Với bình giữ nhiệt, cách kiểm nắp, cách đóng và các chức năng phải theo mẫu/hướng dẫn được xác nhận. Với bút, có thể cần thử nét trên giấy; với sổ, kiểm mở và giấy; với túi, kiểm quai và cấu trúc theo hướng dẫn đã chốt.
Không dùng nhiệt, hóa chất hoặc tải ngoài hướng dẫn để tự kiểm rồi suy kết quả cho mọi điều kiện. Đặc tính như an toàn, thành phần, công suất hoặc chứng nhận cần hồ sơ và phép kiểm đúng chuyên môn. Quan sát nội bộ có giá trị nhưng phải giữ giới hạn.
Ghi cách thử, mẫu được thử và tình trạng sau thử. Sản phẩm đã mở hoặc sử dụng cần được phân biệt với hàng nguyên để phát. Không tự đưa mẫu thử trở lại bộ khách nhận nếu điều đó không phù hợp yêu cầu đã chốt.
Kiểm bao bì theo cả cách trao và cách vận chuyển
Hộp phải đóng/mở thuận tiện, giữ đủ món và không để va chạm không được chấp nhận. Logo, thiệp và hướng xếp cần đúng. Khi nâng hoặc mang theo cách dự kiến, kiểm món có xê dịch và phần nào dễ bị cấn.
Đóng gói quà dễ vỡ giúp xem lớp bảo vệ riêng với hộp trình bày. Một hộp đẹp không thay thùng ngoài hoặc vật liệu chèn phù hợp. Ngược lại, nhiều lớp không cần thiết có thể làm người nhận khó mở và đội phát chậm.
Với nhiều điểm, nhãn cần có mã, lượng và thông tin đủ để nhận đúng. Dữ liệu cá nhân không nên hiển thị rộng hơn cần thiết. Kiểm bao bì cuối phải đi cùng bảng phân bổ, vì đóng đúng bộ nhưng gửi sai điểm vẫn là lỗi thực hiện.
Ghi lỗi theo mã lô, món và lượng đã kiểm
Mỗi ghi nhận cần mã lô/món, lượng đã kiểm, lượng có vấn đề quan sát được, mô tả, ảnh tổng thể và ảnh chi tiết. Nếu kiểm thêm, nối kết quả vào cùng hồ sơ và ghi lượng kiểm bổ sung; không thay mẫu số mà bỏ phần trước.
Phân nhóm theo việc cần xử lý: sai nội dung, sai mẫu/màu/cỡ, lỗi nhìn thấy, thiếu món, hỏng khi dùng đúng hướng dẫn hoặc nhầm giao. Chỉ dùng mức nặng/nhẹ nếu tiêu chí của đơn đã có định nghĩa.
Tách hàng cần xem lại và giữ tình trạng để đối chiếu. Ghi nhận quà in logo sai hoặc thiếu giúp gửi mã, ảnh, lượng và yêu cầu sửa, đổi hoặc kiểm thêm rõ ràng.
Kết luận đúng phần đã kiểm và lưu phiếu
Kết luận theo từng phần: đạt khi đã đáp ứng điểm kiểm và căn cứ ghi rõ; chưa đạt khi có sai so với yêu cầu; chờ khi còn thiếu tài liệu, xác nhận hoặc bước kiểm. Không ghi toàn lô đạt nếu mới xem một phần.
Nếu cho phép dùng một phần, ghi đúng mã và lượng, giữ riêng phần đang chờ xử lý. Lưu phiếu cùng ảnh, báo người phụ trách phát quà trạng thái từng phần và việc cần làm tiếp.
Phiếu ghi kết quả kiểm lô
Dùng một bản cho mỗi mã lô/mẫu hoặc nhóm kết quả cần tách. Đây là phiếu trống để sao chép và điền; dấu “…” chưa phải dữ liệu của đơn hàng.
| Trường | Thông tin cần điền |
|---|---|
| Mã lô và món | Mã đơn/lô: …; mã mẫu/món hoặc phụ kiện: …; điểm nhận: … |
| Đơn vị | Chiếc/bộ/kiện hoặc đơn vị đã thống nhất: …; không ghi đơn vị vào ô mã lô. |
| Số lượng | Lượng phải nhận: …; đã nhận/đếm: …; đã kiểm: …; lượng có vấn đề quan sát được: … |
| Điểm và kết quả kiểm | Kiểm nội dung/vị trí/màu/món/bao bì/công dụng nào: …; kết quả thấy hoặc thử được: … |
| Căn cứ và ảnh | Bản mẫu/tài liệu đang dùng: …; vị trí lấy mẫu: …; mã ảnh tổng thể/chi tiết: … |
| Trạng thái | Đạt/chưa đạt/chờ: …; lý do hoặc tài liệu còn thiếu: …; mã và lượng được phép dùng: … |
| Người kiểm và thời điểm | Người kiểm: …; ngày/giờ: …; người quyết định nhận hoặc phát: … |
| Việc tiếp theo | Tách hàng/kiểm thêm/sửa/đổi/bổ sung: …; người xử lý: …; mốc phản hồi đã thống nhất: … |